Etelä-Savo
Henkilöstöjohtaja Petri Alaluusua
1. Olemme kartoittaneet riskejä ja tehneet varautumissuunnitelman. Pidämme tilannetta hallinnassa niin, että järjestelmä toimii. Olemme tehneet tiivistä yhteistyötä sekä luovuttavien kuntien että järjestelmätoimittajan kanssa. Palkanlaskentaan on palkattu lisää ammattilaisia.
2. PersonecF, jonka toimittaja on Visma oy. Palkanlaskenta on omaa toimintaa, mikä luo luottamusta siihen, että palkat saadaan maksettua oikein vuodenvaihteen jälkeen. Luovuttavilla kunnilla on käytössä sama palkkajärjestelmä, mikä helpottaa tietojen siirtoa hyvinvointialueelle.
3. Ongelmien ratkaisussa on olennaista se, että niitä on ratkomassa riittävästi ammattilaisia. Palkanlaskijoiden lisäksi myös muut avainhenkilöt ovat valmiudessa.
4. Emme ole. Käteismaksu ei tule missään tapauksessa kyseeseen näin isossa organisaatiossa. Tuommoiseen tilanteeseen ei tulla joutumaan.
Itä-Uusimaa
HR-jaoston puheenjohtaja Irja Suhonen
1. Siirtyminen hyvinvointialueiden palvelukseen tapahtuu keskellä työaikajärjestelmäjaksoa, mutta sitä ei varmuuden vuoksi katkaista, vaan koko jakson palkan maksaa hyvinvointialue. Se laskuttaa luovuttavilta työnantajilta niiden osuuden jälkikäteen.
Syksyn aikana siirtyvän henkilöstön tietoja on viety luovuttavilta työnantajilta hyvinvointialueen palkanhallintajärjestelmään. Tietoja päivitetään kahdesti kuussa. Hyvinvointialueen henkilöstöstä puolella eli Porvoon kaupungin työntekijöillä on ollut sama järjestelmä käytössä.
2. Prima, jonka toimittaja on CGI. Palkanlaskenta on ostopalvelu, jonka hoitaa HPK Palvelut oy.
3. Tarkistuksia ja testauksia tehdään koko ajan. Varasuunnitelma laaditaan, mikäli testauksissa havaitaan ongelmia.
4. Emme vielä.
Kainuu
Palvelussuhdepäällikkö Pia Kovalainen
1. Muutos ei ole Kainuussa yhtä suuri kuin osalla muista hyvinvointialueista. Sosiaali- ja terveydenhuolto on toiminut yhdessä organisaatiossa vuodesta 2005 lähtien, ja suurin osa hyvinvointialueelle siirtyvistä työntekijöistä on jo valmiiksi kuntayhtymän nykyisissä palkka- ja henkilöstöjärjestelmissä.
Hyvinvointialueelle siirrytään nykyisillä Kainuun soten palkka- ja HR-järjestelmillä.
2. Käytössä on ollut kaksi vuotta CGI:n Populus. Palkat on pystytty maksamaan sillä ajallaan ja oikein. Palkanmaksu on omaa toimintaa.
3. Suuriin ongelmiin emme ole pitäneet tarpeellisena varautua.
4. Emme.
Kanta-Häme
Projektipäällikkö Ulla Palttala
1. Hyvinvointialueen palvelukseen siirtyvän henkilöstön tiedot on siirretty vanhoista järjestelmistä uuteen palkkausjärjestelmään. Loppuvuosi tehdään tarkistuksia.
2. Käytössä on Populus, jonka toimittaja on CGI. Palkanmaksu on ostopalvelu, ja sen hoitaa Sarastia oy.
3. Palkanmaksua testataan 2. tammikuuta maksamalla palkka muutamalle työntekijälle. Tällä varmistetaan, että koko maksuketju toimii.
Verkkopalkkalaskelmat ovat työntekijöiden nähtävissä ennen varsinaista palkanmaksupäivää. Tästä on tarkoitus tiedottaa työntekijöille, jotta he voivat tarkistaa oman laskelmansa oikeellisuuden. Tarvittaessa tehdään ylimääräinen palkka-ajo.
4. Ei tällä hetkellä, koska työsopimuslain mukaisesti palkka maksetaan työntekijän pankkitilille.
Keski-Pohjanmaa
Henkilöstöjohtaja Eija-Liisa Heikkilä
1. Kuntayhtymän ansiosta suurin osa henkilöstöstä on jo hyvinvointialueen palveluksessa, joten siirtymä ei ole meillä suuri. Käytännössä muutos koskee pelastuslaitoksen, oppilashuollon, Kårkulla-kuntayhtymän kehitysvammahuollon henkilöstöä sekä yksittäisiä tukipalvelun työntekijöitä. Meillä ei ole merkittävästi sirpaleisia työsuhteita, jotka voisivat aiheuttaa palkanmaksussa ongelmia. Meillä on suhteellisen suuri varahenkilöstö ja määräaikaisuuksista on tehty pitkiä.
Henkilöstöämme myös siirtyy muualle. Kruunupyyn sote-henkilöstö siirtyy Pohjanmaan hyvinvointialueen palvelukseen ja Reisjärven ensihoidon henkilöstö Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle.
2. Käytössä on Prima, jonka toimittaja on CGI. Teemme siihen niin vähän muutoksia kuin mahdollista, koska haluamme varmistaa, että se toimii. Palkanlaskenta on omaa toimintaa.
3. Tarvittava aineisto on valmiina niin varhaisessa vaiheessa kuin mahdollista, ja olemme testanneet sitä yhteistyössä järjestelmän toimittajan kanssa. Oletus on, että suuria ongelmia ei tule. Meillä on kokemusta yhdistymisistä.
4. Emme ole. Käteisvarautumisesta ei ole hyötyä, jollei työnantaja tiedä, kenelle pitää maksaa ja miten paljon.
Keski-Suomi
HR-vastuuvalmistelija Riitta Hallberg
1. Olemme varautuneet minusta kaikin keinoin. Osaamisen ja resursoinnin pitää olla kunnossa alueilla, kunnissa ja Monetrassa, joka tuottaa meille palkanmaksun. Oleellista on, että henkilöstön tiedot luovutettavissa organisaatioissa ovat oikein ja ne toimitetaan ajallaan. Valtaosa siirroista on jo tehty ja ne ovat menneet hyvin. Päivittämistä tulee vielä, sillä HR-tieto elää koko ajan.
2. CGI:n Prima. Palkanmaksun tuottaa Monetra.
3. Meillä on varattu resursseja selvittämään ongelmia. Riskiä vähentää, että 90 prosenttia henkilöstöstä tulee Jyväskylän kaupungilta ja sairaanhoitopiiristä, joissa SAP HR on jo tuttu. Monetralle myös Prima on tuttu. Vakituisten palkkapäivä on 13.1. ja määräaikaisten kuun lopussa. Ehkä suurin riski on vuodenvaihteen lyhyet määräaikaisuudet ja miten tieto niistä kulkee. Tarvittaessa voimme tehdä uusia palkka-ajoja tai korjata vakituisten palkkoja kuun lopussa.
4. Emme.
Keski-Uusimaa
Henkilöstöjohtaja Monica Hostio
1. Meillä tilanne on yksinkertaisempi kuin monella muulla hyvinvointialueella, koska olemme toimineet vapaaehtoisena sote-kuntayhtymänä jo vuodesta 2019. Palkanmaksujärjestelmä pysyy samana, kun siirrymme hyvinvointialueelle yhdessä Etevan, opiskeluhuollon ja päihdehoitokeskuksen kanssa. Valtaosa työntekijöistä siirtyy nykyisestä sote-kuntayhtymästä. Olemme testanneet palkanmaksuprosessia ilman ongelmia. Uskon, että palkat tulevat maksuun tammikuussa suunnitellulla tavalla.
2. CGI:n Populus. Palkanmaksu on ulkoistettu Sarastialle.
3. Teemme tarvittaessa uusia palkka-ajoja mahdollisten virheiden korjaamiseksi samalla tavoin kuin tälläkin hetkellä. Olemme testanneet onnistuneesti palkanmaksuprosessia testiaineistolla, joten voimme siirtyä hyvinvointialueelle turvallisin mielin.
4. Emme.
Kymenlaakso
Henkilöstöjohtaja Maari Valli
1. Sarastia on rekrytoinut ja perehdyttänyt lisää palkanlaskennan henkilökuntaa takaamaan henkilöstön riittävyyden. Sarastia on tuottanut Kymsoten sekä Kympen palkanlaskennan Primassa jo aiemmin, joten ohjelmat ja toimintamallit tunnetaan siellä hyvin. Ensimmäiset palkanmaksun testaukset tehdään marraskuun lopussa. Henkilötiedot tarkistetaan uudestaan loppuvuodesta.
2. CGI:n Prima. Palkanlaskennan tuottaa Sarastia.
3. Ensimmäinen palkanmaksupäivämme on 15.1. Olemme sopineet varsinaisten maksupäivien lisäksi lisäpäiviä, jolloin pystymme käsittelemään mahdolliset puutteet ja maksamaan puuttuvat palkanosat keskitetysti palkansaajille.
4. Kyllä olemme.
Lappi
Henkilöstöjohtaja Marjo Kuittinen
1. Koen aidosti, että olemme valmistautuneet hyvin. Vaikka palkanlaskentamme on ulkoistettu, meillä on 31 omaa palvelussuhdeasiantuntijaa, jotka varmistavat palkanmaksuun menevän aineiston esihenkilöiden jälkeen. He ovat myös työntekijöiden ja esihenkilöiden tukena kaikissa palvelussuhteeseen liittyvissä kysymyksissä. Heidän lisäkseen meillä on kolme palvelussuhdepäällikköä.
2. Visman Personec F. Se on jo käytössä laajasti Lapissa, muun muassa Lapin sairaanhoitopiirissä. Se on toiminut hyvin. Palkanlasku on ulkoistettu Sarastialle.
3. Ongelmat yritetään estää hyvällä valmistautumisella. Meillä yhdistyy 27 organisaatiota eli tietoja siirtyy usealta eri työnantajalta. Tietoja ylläpidetään varmuuden vuoksi kaksi kuukautta sekä uudessa että vanhassa ohjelmistossa. Vuodenvaihteessa olemme kaikki töissä. Meillä on virheilmoitusten hallintaan tiketöintijärjestelmä. Ensimmäinen palkanmaksu on 13.1., mutta varmuuden vuoksi meillä on 16.1. ylimääräinen maksupäivä.
4. Emme. Jos palkoista puuttuu jotakin, maksamme ne erillismaksuina.
Länsi-Uusimaa
HR-valmistelujohtaja Kimmo Sarekoski
1. Olemme varautuneet ensimmäiseen palkanmaksuun kaikkien siirtyvien työntekijöiden tietojen tarkistuksilla – siirtotiedot tarkastetaan huolella, ennen kuin ne viedään palkkajärjestelmään. Ja palkkajärjestelmässä ne tarkistetaan uudelleen. Olemme myös ohjeistamassa kaikkia siirtyviä työntekijöitä ja esihenkilöitä, että he tarkastavat itseään ja alaisiaan koskevat tiedot.
2. Sarastian HR365. Ostamme palkanlaskennan palveluna Sarastialta. Tämä on siis erilainen malli kuin esimerkiksi Helsingillä on ollut.
3. Riippuu ongelmasta. Meillä on sovitut toimintatavat, mikäli ongelmia ilmenee.
4. Olemme varautuneet nopeaan korvaavaan maksutapaan. Käteismaksuun emme ole varautuneet; tarkoitus on käyttää pankkien välityspalveluja.
Pirkanmaa
Henkilöstöjohtaja Taina Niiranen
1. Olemme valmistelleet uudistusta syksystä 2020 alkaen Monetra Pirkanmaan kanssa, joka on yhteistyökumppanimme palkanlaskussa. Pienten kuntien tietoja siirrettiin Primaan jo kesäkuussa ja kaikki tiedot saatiin siirrettyä marraskuussa. Uusien työntekijöiden ja sijaisten tietojen siirtoa varten on omat ohjeet. Olemme miettineet tätä monelta kantilta ja riskianalyysit on tehty. Halusimme pysyä sairaanhoitopiirillä jo käytössä olevassa palkanmaksujärjestelmässä, koska tunnemme sen. HR:ssä ei lomailla vuodenvaihteessa. Koulutamme myös esihenkilöitä ja työntekijöitä palkkanauhojen lukemisessa.
2. CGI:n Prima. Palkanlaskun tuottaa Monetra.
3. Hoidamme virheet heti. Teemme ylimääräisiä palkka-ajoja, jos esimerkiksi jonkun työntekijän tiedot eivät ole siirtyneet meille.
4. Emme. Se on vihoviimeinen vaihtoehto.
Pohjanmaa
HR-johtaja Ann-Charlott Gröndahl
1. Valmistelemme sitä koko ajan. Ylläpidämme kahta tietokantaa ja testaamme järjestelmiä ennen tammikuuta.
2. CGI:n Prima. Palkanmaksu on ulkoistettu Mico Botnialle.
3. Ratkaisemme ongelmat.
4. Emme ole.
Pohjois-Karjala
Digi-johtaja Samu Kuosmanen
1. Järjestelmäpäivitystä on toteutettu vuoden 2022 aikana. Syksy on käytetty järjestelmän käyttöönoton valmisteluun, koulutukseen ja testaukseen. Myös palkka-ajoja on testattu. Sama järjestelmä tulee myös Etelä-Karjalan hyvinvointialueelle. Käyttöönottoa on valmisteltu yhteistyössä Etelä-Karjalan ja Meitan kanssa.
2. Palkanmaksujärjestelmä on CGI:n Populus. Palkanmaksu toteutetaan ostopalveluna Meitalta.
3. Ensimmäiseen palkka-ajoon on kiinnitetty erityistä huomiota. Olemme käyneet läpi useita skenaarioita ja tehneet varautumissuunnitelmia. Suunnitelmat ovat niin monitasoiset, että palkan maksamiseen löytyy joka tapauksessa järjestelmä.
4. Myös käteismaksun mahdollisuus on.
Pohjois-Pohjanmaa
Henkilöstöpäällikkö Mari Saari-Somero
1. Yritämme taklata mahdolliset ongelmat muun muassa sillä, että otamme käyttöön järjestelmän, josta on pitkäaikaisia kokemuksia ja joka on ollut käytössä osassa organisaatioita.
2. Ostamme palvelun Monetralta ja järjestelmänä on Prima, jonka toimittaa CGI.
3. Vastuu palkanmaksusta on työnantajalla, mutta myös työntekijöillä on joulukuussa mahdollisuus päästä tarkistamaan, että itseä koskevat tiedot ovat oikein. Palkkalaskelmat tulevat verkkoon jo 5–10 päivää ennen ensimmäistä palkanmaksua. Meillä on käytössä helpdesk, jonne voi tehdä ilmoituksia sähköisellä lomakkeella.
4. Kyllä olemme.
Pohjois-Savo
Palvelussuhdepäällikkö Kaarina Halonen
1. Olemme testanneet palkka-ajoja kesän ja syksyn aikana siirtyvien kuntien kanssa. Olemme perustaneet muun muassa ylimääräisen kustannuspaikan, jolta palkan kuin palkan saa tarvittaessa nopeasti maksuun.
2. Palkkausjärjestelmä on Visman toimittama Personec F2. Palkanlaskentapalvelut ostetaan in-house-yhtiö Monetra Pohjois-Savo oy:ltä
3. Vuodenvaihde on kriittinen. Olemme varautuneet siihen ottamalla varallaoloon riittävästi HR- ja IT-henkilöstöä, joten pystymme nopeaan palkanmaksuun. Kriittisintä on se, ovatko kunnat tehneet niin kuin olemme niitä ohjeistaneet ja onko kunnilta tullut tiedot kaikista ihmisistä, jotka siirtyvät hyvinvointialueelle.
4. Riski joutua käteismaksuun näyttää pieneltä, mutta sekin onnistuu.
Päijät-Häme
Henkilöstöjohtaja Erja Saari
1. Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymään siirtyminen vuonna 2017 oli vastaavanlainen muutos, joten meillä on kokemusta siitä lähtien. Nyt olemme minimoineet riskit: emme esimerkiksi vaihda HR-järjestelmää.
2. Palveluntuottaja on Provincia ja palkanmaksujärjestelmänä on ESS7/Personec FK, jonka toimittaja on Visma oy.
3. Meillä on käytäntönä, että emme odota seuraavaa palkka-ajoa vaan yksittäiset asiat korjataan heti. Olemme henkilöstöpalveluissa valmiudessa ja myös palveluntuottaja on vahvistanut henkilöstöresursseja.
4. Emme vielä.
Satakunta
Konsernipalveluiden toimialuejohtaja Tero Mäkiranta
1. Isoon muutokseen liittyy luonnollisesti riskitekijöitä. Palkkalaskenta toteutetaan ostopalveluna Sarastialta, emmekä ole ottamassa käyttöön uutta järjestelmää.
2. Palkkalaskentajärjestelmä on Personec F, joka on ollut käytössä esimerkiksi Satasairaalassa vuodesta 2010 lähtien Sarastian tuottamana. Sama järjestelmä on ollut käytössä suurimmalla osalla hyvinvointialueelle siirtyvistä toiminnoista. Nykyään järjestelmä on Visman tuote.
3. Vuodenvaihteeseen olemme varautuneet muun muassa ylimääräisellä palkanmaksupäivällä. Tarvittaessa voimme tehdä myös tilisiirtoja suoraan talouspalveluista.
4. Käteismaksun mahdollisuutta harkitsemme vielä.
Vantaa ja Kerava
Va. henkilöstöjohtaja Anne Sivula
1. Emme varmaankaan pysty välttämään kaikkia ongelmia. Alun perin Husin piti tuottaa palkanmaksupalvelut, mutta niin ei tapahtunutkaan. Siksi aloitimme tähän liittyvän projektin kesäkuussa. Vantaan soten ja pelastustoimen henkilöstön palkanlaskentasovellus vaihtuu vuonna 2022 kahteen kertaan. Se aiheuttaa riskin tietojen oikeellisuuteen ja vaatii paljon tietojen tarkistamista.
2. Ohjelmana on CGI:n toimittama Populus-järjestelmä, joka on ollut pitkään käytössä. Ostamme palvelun Sarastiasta, joten meidän ei tarvitse kouluttaa omia palkanlaskijoita.
3. Jos palkka jää saamatta tai on virheellinen, maksamme pikapalkan. Meillä on käytössä niin sanottu eskalaatiomalli. Siihen kuuluu ratkaisuryhmä, joka ratkoo ongelmat sitä mukaa kuin niitä syntyy. Olemme palkanneet henkilöstöhallintoon ylimääräisiä tukihenkilöitä.
4. Emme liikuttele käteistä rahaa. Ratkaisu on pikapalkka.
Varsinais-Suomi
Konsernipalvelujohtaja Laura Saurama
1. Palkka- ja palvelussuhdetietoja on siirretty tulevaan järjestelmään porrastetusti. Tietoja tulee erilaisista palkkahallinnon järjestelmistä, joten tiedot on pitänyt sovittaa yhteen. Pyrimme siihen, että henkilöstö pystyisi tarkistamaan omat tilinumeronsa ja palkkansa joulukuussa.
2. Päädyimme tuottamaan palkkahallinnon riskien hallinnan vuoksi omana työnä. Ohjelmana on sairaanhoitopiirin käyttämä Prima, jonka toimittaja on CGI.
3. Vuoden alussa koko henkilöstöhallinto keskittyy palkanmaksuun, jotta ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Olemme varautuneet ylimääräisiin maksupäiviin siltä varalta, että joku jää ilman palkkaa tai palkka on maksettu väärin.
4. Henkilöstöä on 23 000, joten emme ota käyttöön käteismaksua.
Haastattelut on tehty marraskuussa 2022.
Tehy auttaa, jos tulee ongelmia
- Tehy on ohjeistanut jäseniään ja luottamusmiehiään mahdollisten palkanmaksuongelmien varalta.
- Tehy tehostaa myös asiointi- ja puhelinpalveluaan.
- Käänny oman esihenkilön ja luottamusmiehen puoleen, mikäli palkanmaksussa on ongelmia.
