"Olen alistunut kohtalooni. Pitkän aikaa valitsin työpaikkoja sillä perusteella, ettei siellä ole Apottia käytössä.”
”Kaikki löytyy, kunhan se on kirjattu.”
”Tulee tunne, että hoidan tietokonetta enkä potilasta.”
Yksi asia on varma: Apotti jakaa käyttäjiensä mielipiteitä. Kun Tehy-lehti kysyi verkossa tehyläisiltä kokemuksia Apotista, saimme yli sata vastausta. Kysyimme sekä myönteisiä että kielteisiä kokemuksia. Kielteisiä kokemuksia oli enemmän, mutta osa vastaajista oli myös sitä mieltä, että Apottiin siirtyminen on ollut ongelmistaan huolimatta hyvä asia.
Sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnanohjausjärjestelmä Apotti on ollut käytössä Hus-yhtymässä, Helsingin kaupungilla sekä Uudenmaan hyvinvointialueilla vuodesta 2021 lähtien. Alueen kunnista Espoo jättäytyi hankkeesta pois.
Apotti on massiivisena hankkeena saanut alusta asti paljon julkisuutta, joka on vaikuttanut olevan valtaosin kielteistä.
Ennen Apottia erilaisia ohjelmia oli jopa kymmeniä.
Mikä Apotissa toimii ja mikä ei toimi? Yhtenäistä kuvaa toimivuudesta on vaikea muodostaa, koska sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt, työt ja roolit ovat keskenään niin erilaisia.
Kymmenistä järjestelmistä yhteen
Vastaajat ovat tyytyväisiä siihen, että nykyään on vain yksi toiminnanohjausjärjestelmä, johon kirjaudutaan yksillä tunnuksilla tai varmennekortilla. Ennen Apottia erilaisia ohjelmia oli jopa kymmeniä, ja niihin kaikkiin oli omat tunnuksensa ja salasanansa.
Tyytymättömiä vastaajat ovat Apotin käytön viemään aikaan, sekavuuteen ja jatkuvaan klikkailuun. Samoja asioita on useassa eri kohdassa, mutta vain yhdestä pystyy hoitamaan asian loppuun. Moni kertoo päätyneensä umpikujaan. Tietojärjestelmäkielellä kyse on käytettävyydestä.
Työkaveri ei osaa välttämättä auttaa, koska hänellä on erilainen näkymä.
Kaikille yhteisessä järjestelmässä on myös haittapuolensa: järjestelmä sisältää kaikkea kaikille, mikä tekee siitä mutkikkaan ja työlään käytettävän. Käytettävyyttä on pyritty parantamaan sillä, että eri työrooleilla ja eri yksiköillä on eri näkymät. Ratkaisuun on vaikuttanut myös tietosuoja. Eri roolit ja näkymät on kuitenkin koettu myös ongelmaksi, koska työkaverilta ei välttämättä saa apua.
”Eri näkymien ja roolien on tarkoitus antaa työntekijöille ne työkalut, joita he työssään tarvitsevat”, sanoo Apotin asiakaskokemusjohtaja Ulla Kuukka.
Kuukan mukaan organisaatiot ovat määritelleet näkymät ja roolit itse, mutta palautteen myötä on joskus käynyt ilmi, että annettu rooli on ollutkin väärä.
Kuukka myöntää, että käytettävyyttä pitää parantaa. Siihen ei ole toistaiseksi hänen mukaansa pystytty panostamaan riittävästi, koska isot käyttöönotot ja hyvinvointialueuudistus ovat teettäneet paljon työtä.
Vastikään yritys on käynnistänyt kehitysohjelman, jonka myötä on tehty yli 200 erilaista toimenpidettä. Ohjelman lisäksi versiopäivityksiä tulee kahdesti vuodessa.
”Käytettävyyttä pitää parantaa jatkuvasti, ja onneksi se on mahdollista.”
Apotin työntekijät käyvät myös yksiköissä kysymässä kehittämistarpeita suoraan käyttäjiltä, mikä on Kuukan mukaan koettu mielekkääksi.
”Osa korjauksista on tehtävissä nopeasti, osa vie pidemmän ajan.”
Aikaa menee enemmän
”Hoidamme aiempaa vähemmän potilaita, sillä Apotti vie paljon aikaa.”
Ulla Kuukka myöntää, että yksittäiset työntekijät ovat voineet Apotin myötä joutua tekemään aiempaa enemmän työtä tietojärjestelmän kanssa ja tuottavuus eli käytännössä hoidettavien potilaiden tai asiakkaiden määrä on saattanut notkahtaa.
”Isojen käyttöönottojen yhteydessä tuottavuus notkahtaa 4–12 viikoksi, mutta se palaa edeltäneelle tasolle kuudessa viikossa. Näin kävi esimerkiksi vuonna 2020, kun 17 000 käyttäjää otti Apotin käyttöön Meilahden sairaala-alueella Helsingissä.”
Apotissa käytetään rakenteista kirjaamista, mikä voi viedä aikaa enemmän kuin vapaan tekstin kirjoittaminen.
Rakenteisessa eli yhdenmukaisessa kirjaamisessa on kuitenkin etunsa, sillä sen avulla Apotti muun muassa tuottaa graafeja, joista hoitaja näkee esimerkiksi potilaan tilan muutokset yhdellä silmäyksellä.
Osa vastaajista haluaisi rakenteiseen kirjaamiseen liittyvän vaihtoehtojen klikkailemisen sijaan kirjoittaa tekstin edelleen itse.
Esimerkiksi synnytyssalissa ja vanhusten ympärivuorokautisessa palveluasumisessa Apotin sairausperusteisuus ja rakenteinen kirjaaminen eivät vastaajien mukaan toimi. He kirjaisivat mieluiten niin, että tuottaisivat tekstin itse, jolloin synnyttäjän tai asukkaan tilanne tulisi monipuolisemmin esiin.
Apotin taustalla on yhdysvaltalainen potilastietojärjestelmä Epic. Tämä on herättänyt epäilyjä siitä, että Apotin käytettävyysongelmat johtuisivat yhdysvaltalaisesta vakuutuspohjaisesta terveydenhuoltojärjestelmästä ja sikäläisestä oikeuskäytännöstä. Kuukka kiistää tämän käsityksen.
”Apotti on rakennettu suomalaisen sosiaali- ja terveydenhuollon mukaiseksi.”
Työläs lääkehoito
Ylivoimaisesti eniten moitteita vastaajilta saa lääkehoito-osio. Vastaajat luonnehtivat sitä vaikeaksi, hitaaksi ja epäselväksi.
”Lääkelistoja on liian monta. Mikseivät ne ole yhdessä ja samassa lääkeosiossa?”
Lastensairaanhoidossa lääkehoito-osio on erityisen kankea. Lasten lääkitys vaatii annoskoon laskemista, missä Apotti ei vastaajien mukaan osaa ohjata riittävästi.
”En uskalla luottaa Apottiin, koska se voi antaa tehdä väärän lääkkeen. Toisaalta Apotti herjaa jatkuvasti, ja huutomerkkeihin on jo tottunut. Pelkään, etten huomaa huutomerkkiä, vaikka olen oikeasti mokaamassa”, sanoo lastensairaanhoidossa työskentelevä sairaanhoitaja. Hän kertoo kokemuksistaan nimettömänä.
Pelkkä kiire ei voi olla syy poiketa protokollasta.
Sairaanhoitaja laskee, että Apotti voi edellyttää lääkkeen annossa yli 20 eri työvaihetta.
Jos lääkäri on määrännyt potilaalle jonkin uuden tai harvemmin yksikössä käytettävän lääkkeen, Apotin varmennuksesta voisi sairaanhoitajan mielestä periaatteessa olla apua. Järjestelmä on kuitenkin niin sekava, että sairaanhoitaja saattaa esimerkiksi valita listalta väärän lääkkeen. Apotti ei tiedä, että lääke on väärä ja saattaa ohjeistaa antamaan liian ison annoksen.
”Aikuiselle annetaan yleensä koko lääkepullo, mutta lapselle vain osa, eikä Apotti välttämättä tunnista tätä.”
Myös verituotteiden anto on vaikeaa. Sairaanhoitaja kertoo, että hätätilanteessa Apotin voi ohittaa ja tehdä kirjaukset myöhemmin, mutta pelkkä kiire ei hänen mielestään voi olla syy poiketa protokollasta.
”Kiireettömissä veritiputuksissa protokollaa pitää tietenkin noudattaa.”
Kun punasolut on määrätty, ne pitää tilata, pyytää osastolle, vahvistaa, varmentaa, antaa ja lopettaa. Kerran sairaanhoitaja ei päässytkään tuttuun tapaan tekemään punasolujen pyyntöä. Tämän vuoksi hän ei pystynyt vahvistamaan siirtoa eikä varmentamaan pussia.
”Pääsin etenemään vasta, kun muutin aivan toisessa paikassa lääkärin määräyksen ’puhelinmääräykseksi’. Sekä minun, kollegoiden, verikeskuksen ja lääkärin aikaa meni todella paljon.”
Sairaanhoitaja kokee, että Apotti soveltuu lääkehoidossa paremmin suuriin kuin pieniin yksiköihin. Suuressa yksikössä on eri sairaanhoitaja lääkehoidon eri rooleihin, mutta pienessä yksi ja sama sairaanhoitaja toimii kaikissa rooleissa. Hän tilaa ja valmistaa lääkkeen, vie sen potilashuoneeseen, antaa sen potilaalle ja kirjaa tapahtuneen.
”Eri rooleissa toimiminen on Apotilla työlästä ja vaatii lukuisia eri siirtymiä eri laitteelta ja kirjautumisalueelta toiselle.”
Lääkehoito-osio saa moitteita myös aikuisia hoitavilta. Monet vastaajat moittivat ennen kaikkea klikkausten määrää, joka hidastaa työtä. Jos jotain jää kirjaamatta, työ ei etene. Lääkelistoilta ei löydy kaikkia lääkkeitä ja rinnakkaisvalmisteita eikä oikeita yksiköitä. Ajanmukaista kuvaa potilaan lääkityksestä on vaikea saada. Myös lääkelistan muokkaus on vaikeaa.
Sujuva käyttö vaatii koulutusta
Anestesiasairaanhoitaja Janne Päivärinnan mielestä lääkitysosio kaipaa vielä kehittämistä ollakseen toimiva. Päivärinta on yksikkönsä Apotti-tukihenkilö ja ollut myös työssä Apotilla, joten hän tuntee järjestelmän peruskäyttäjää paremmin.
Jatkuva lääkepakkausten ja potilasrannekkeiden skannaaminen ja ohjelman klikkailu on rasittavaa, mutta toiminnalle on Päivärinnan mukaan perusteensa. Kirjausten oikeellisuudessa on kyse potilasturvallisuuden lisäksi hoitajan oikeusturvasta.
”Kun kaikki lääkehoidon toimet kirjataan tarkasti, vältytään lääkitysvirheiltä. Tämä lisää potilasturvallisuutta, sillä lääkitysvirheistä tulee eniten haittatapahtumailmoituksia”, hän sanoo.
Anestesiasairaanhoitaja Janne Päivärinta on Apotti-tukihenkilö. Taustalla näkyy Apotin käytävänäyttö.
Puutteista huolimatta Päivärinta pitää Apottia myönteisenä edistysaskeleena, joka on parantanut tiedonkulkua.
”Ennen leikkaussalissa piti kirjautua seitsemään eri järjestelmään.”
Päivärinnan mielestä isoimmat ongelmat ovat siinä, että kaikki eivät vielä osaa käyttää Apottia tehokkaasti.
”Työntekijöillä ei ole kiireen ja hoitajapulan vuoksi aikaa opetella käyttämään ohjelmaa kunnolla. Apotin sujuva käyttö vaatii paljon koulutusta.”
Myös Apotin Ulla Kuukka on sitä mieltä, että käyttäjät tarvitsevat lisää koulutusta. Hän vahvistaa Päivärinnan käsityksen hoitajapulan vaikutuksesta.
”Yli 30 prosenttia hyvinvointialueiden käyttäjistä käyttää Apottia ilman koulutusta. Taustalla on henkilöstöpula: työntekijät eivät ehdi koulutukseen.”
Osa käyttäjistä on sitä mieltä, että Apotin opettelu ottaa oman aikansa, mutta vaiva palkitsee.
Osa kyselyymme vastanneista on Päivärinnan kanssa samoilla linjoilla. Heidän mielestään Apotin käytön opettelu ottaa oman aikansa, mutta vaiva palkitsee.
Hoitajapula ja kiire vaikuttavat myös siihen, miten yksittäinen hoitaja ehtii hakea ratkaisuja ongelmiin. Apotilla
on laaja tukiportaali, josta löytyy ratkaisukeinoja erilaisiin ongelmatilanteisiin.
”Työntekijöillä pitäisi vain olla aikaa perehtyä yksittäisten ongelmien ratkaisuihin. Oikean vastauksen etsiminen voi olla työlästä, jos on kiire ja tilanne päällä”, Päivärinta sanoo.
Tyytymättömät lääkärit
Osa lääkäreistä on ilmoittanut julkisesti tyytymättömyytensä Apottiin. Tehy-lehden kyselyyn vastanneiden mielestä lääkäreiden ongelmat johtuvat osittain siitä, etteivät he osaa käyttää Apottia kunnolla, mikä työllistää hoitajia.
Apotti myös rajaa töitä, koska enää lääkäri ei voi siirtää töitään entiseen tapaan hoitajalle. Tämä saattaa aiheuttaa myös ongelmia. Monet asiat, jotka ennen on voinut tehdä hoitaja, pitää tehdä nyt lääkärin.
”Apotti on hidastanut erityisesti lääkäreidemme työtä merkittävästi. Potilaan tutkimiseen saattaa mennä kymmenen minuuttia, minkä jälkeen lääkäriltä saattaa kulua yli puoli tuntia osastomääräysten tekemiseen, mikäli potilaalla on monimutkainen lääkelista.”
Kehuja Roverille ja Maisalle
Kaikki ei ole Apotissa käyttäjien mielestä sekavaa tai hankalaa.
Vastaajat kehuvat kännykässä käytettävää Roveria sekä Maisaa, jolla pidetään yhteyttä potilaisiin. Kehuja saa myös Avatar eli virtuaalihahmo, johon voi merkitä esimerkiksi kanyylin tai painehaavan paikan. Avatariin voi liittää myös valokuvia, joilla voi seurata, miten potilaan iho reagoi esimerkiksi katetriin.
Aikajanoilta saa nopeasti kokonaiskuvan potilaan tilanteesta. Hyviä ovat myös automaattiset pisteytykset, kuten News (National Early Warning Score) sekä työkoriviestit, joilla saa nopeasti vastauksen esimerkiksi lääkäriltä. Laboratorionäytteiden tilaaminen on sujuvaa valmiiden tutkimuspakettien ansiosta.
Kotihoito näkee asiakkaansa tilanteen myös silloin, kun tämä on sairaalassa, eikä ympärivuorokautisessa palveluasumisessa tarvitse tulostaa kuin yksi paperi, kun asukas lähtee sairaalaan. Potilaiden siirrot yksiköstä toiseen sujuvat ja tieto kulkee esimerkiksi neuvolasta yhteistyötahoille, kun kaikki käyttävät samaa ohjelmaa.
Mutta: siirroissakin voi joutua ongelmiin, jos niitä ei ole tehty järjestelmän edellyttämällä tavalla.
”Jos toinen yksikkö ei ole siirtänyt potilasta oikein, potilasta ei saa kirjattua sisään eikä lääkkeitä voi antaa, kun
niitä ei näe. Siirtojen yhteydessä hoitajalle tärkeä tieto voi jäädä pimentoon, jos siirtävä yksikkö käyttää eri tapaa.”
Ongelmiin voi joutua myös silloin, kun potilas kuolee.
”Vainaja haettiin yön aikana vuodeosastolta, mutta häntä ei saatu uloskirjattua, koska se on tehty niin vaikeaksi. Aamuvuoron työntekijän kanssa saatiin potilas lopulta vahingossa uloskirjattua.”
Kursivoidut sitaatit ovat Apotti-käyttäjien vastauksia Tehy-lehden kyselyyn.
”Pitää itse hiffata, että täällä on tällaistakin”
Henni Sarvela, lähihoitaja Helsingin kotihoidossa, Apotti-tukihenkilö
"Kännykkäsovellus Rover on yksinkertaistanut kotihoidon työtä, sillä sen myötä vapaamuotoinen kirjaaminen loppui. Tai olisi pitänyt loppua. Osa työntekijöistä kirjaa edelleen vapaamuotoisesti, mikä ei ole tarkoituksenmukaista.
Roverissa on myös kotihoidolle hyödyllisiä mittareita, kuten kaatumis- ja kipumittarit, mutta valitettavasti ihmiset eivät oikein osaa käyttää niitä.
Ylipäätään Apotin käyttö on liikaa sitä, että pitää itse hiffata, että täällä on tällaistakin. Koulutus on ollut liian ylimalkaista. Tarvitsisimme kotihoidon tarpeisiin räätälöidyn koulutuksen ja lisää koulutusta yksittäisille työntekijöille, jotta he osaisivat käyttää Apottia mahdollisimman tehokkaasti.
Tukiportaalin ohjeet ovat minusta jäykkiä, ja oikeaa ohjetta on vaikea löytää.
Hyperspace eli työpöytäsovellus on käyttöliittymänä järkyttävä. Jos Roverin käyttö on työntekijälle vaikeaa, Hyper on hänelle mahdoton.
Kotihoidossa kaikkien ulkomaalaistaustaisten hoitajien kielitaito ei tahdo riittää Apotin käyttöön, mistä seuraa välillä hupaisiakin tilanteita, kun he ovat valinneet Roverista väärän kohdan. Väärät kirjaukset vaikeuttavat myös tiedonkulkua kotihoidon ja sairaalan välillä.
Tukihenkilönä koen olevani liikaa yksin. Olen odottanut, että saisin työkaluja kentälle. Miten esimerkiksi kannattaisi perehdyttää työntekijää, joka ei ole koskaan aiemmin käyttänyt Apottia?”
Apotti
Sosiaali- ja terveydenhuollon tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä.
Käytössä Hus-yhtymässä ja Helsingin kaupungilla sekä Uudenmaan hyvinvointialueilla (Vantaa ja Kerava, Länsi-Uusimaa).
Noin 47 000 käyttäjää.
Apotti-tukihenkilöitä on työpaikoilla noin 5 500.
Hanke käynnistyi 2012. Ensimmäinen käyttöönotto 2018.
Järjestelmätoimittaja on yhdysvaltalainen Epic Systems Corporation.
Kokonaiskustannukset ovat lehtitietojen mukaan arviolta 804,5 miljoonaa euroa. Summa on
40 prosenttia alkuperäistä arviota suurempi.
Yksi lääke, 20 työvaihetta
Yhden lääkkeen antamisessa voi olla Apottia käytettäessä lukemattomia eri vaiheita. Esimerkki kuvaa suonensisäistä lääkehoitoa lastensairaanhoidossa.
Laita haluttu lääke työjonoon potilaan lääkkeenantotiedot-sivulla (lati).
Mene työjonoon. Työjono on lääkehuonekohtainen, ja siinä ovat kaikki osaston hoitajien jonoon laittamat lääkkeet. Poimi joukosta omasi.
Valitse oikea tulostin.
Tulosta tarra. Se kiinnitetään potilaalle annettavaan valmiiseen lääkeruiskuun myöhemmin kohdassa 15.
Siirry lääkehuoneen tietokoneelle. Lääke pitää valmistaa sen kautta.
Vaihda kirjautumisalue oikeaksi.
Mene valmistus ja uudelleenpakkaus -sivulle.
Hae tarvitsemasi lääke hakemistosta. Ole tarkkana, että valitset varmasti oikean lääkkeen.
Ota lääke lääkekaapista.
Piippaa lääkkeen ja laimentimen viivakoodit.
Tulosta valmistus ja uudelleenpakkaus -tarra (vup), joka yksilöi valmistetun lääkkeen.
Tarkista, että Apotti kelpuuttaa valinnan. Apotin pitäisi antaa laimennusohje.
Laimenna lääke ja kiinnitä siihen vup-tarra.
Siirry lääkehuoneen koneella oikean potilaan kohdalle.
Piippaa kohdassa 4 tulostamasi lääketarra.
Piippaa vup-tarra.
Mene potilaan luo kännykkäkirjaussovellus Roverin kanssa. Piippaa potilasranneke Roverilla. Lääke näkyy Roverin ”ostoskorissa”.
Anna lääke potilaalle.
Palaa omalle koneelle ja vaihda kirjautumisalue takaisin alkuperäiseksi.
Tarkista omalta koneelta potilaan lääketiedoista, että lääke on merkitty annetuksi. Vaihda tarvittaessa lääkkeen nopeus ja kellonaika oikein.
