Muutoksen johtaminen vaatii paljon puhumista – näin esihenkilön kannattaa toimia

Kun työpaikalla valmistellaan ja tehdään isoa muutosta, se vaikuttaa väistämättä työn johtamiseen.

”Kun työ muuttuu, myös johtamisen käytäntöjä pitää tarkastella uudestaan. Tämän kuuluisi olla perusteesi jokaisessa työyhteisössä”, sanoo Työturvallisuuskeskuksen erityisasiantuntija Seija Moilanen.

Asumispalvelupäällikkö Katri Keihäs on nähnyt muutoksen vaativuuden käytännössä, sillä hän on työskennellyt Varsinais-Suomen hyvinvointialueella viime vuoden keväästä lähtien tässä tehtävässä.

”Hyvinvointialueiden syntyminen on valtava uudistus, joka on edelleen kesken. Eniten esihenkilöille tuottaa töitä prosessien yhtenäistäminen, jotta koko henkilöstölle saadaan yhteinen kuva siitä, mitä tavoitellaan.

Tunnista tunteet

Esihenkilön näkökulmasta muutostilanteet kiteytyvät kolmeen kysymykseen: mitä minun pitää tehdä, miten voisin sen tehdä – ja mitä voin oikeasti tehdä?

”On olennaista, että esihenkilö osaa erottaa nämä kolme asiaa toisistaan ja pystyy välittämään tämän myös henkilöstölleen”, Seija Moilanen sanoo.

Jos muutos on henkilöstölle ei-toivottava, se synnyttää huolta ja voimakkaitakin tunnereaktioita. Tällöin esihenkilön on syytä olla perillä henkilöstön muutoshistoriasta eli aikaisempiin muutoksiin liittyvistä kokemuksista.

”Mistä tuo tunne tuli? Johtuuko se tähän muutokseen liittyvästä asiasta vai onko tunne aikaisempien kokemusten sävyttämä?” Moilanen pohtii.

Vaikka työasioita ei pitäisi ottaa liian henkilökohtaisesti, tunteiden salliminen kuuluu hyvinvoivaan työyhteisöön.

”Työyhteisössä kuuluukin tuntua. Samalla tulee tunnistaa, mistä tunteet tulevat”, Keihäs sanoo.

Säännölliset palaverit ja muut tapaamiset ovat muutoksen keskellä kaiken a ja o. Ne tarjoavat yhteistä aikaa ja paikkoja keskustelulle. 

”Työpaikalla pitää voida pysähtyä keskustelemaan tietoisesti ja ennakoivasti”, Moilanen painottaa.

Monta eri tahtia

Työelämälle on nykyään tyypillistä intensifikaatio eli työtahdin kiihtyminen. Aikajänne tiivistyy etenkin muutostilanteissa. Silloin voi unohtua, että ihmisten kyky ottaa asioita vastaan vaihtelee. Esihenkilöiden on hyvä olla tässä suhteessa valppaina.

”Tarvitaan riittävästi malttia. Pitää pysähtyä. Liian usein aliarvioidaan muutoksen käsittelyyn tarvittava aika”, muistuttaa Seija Moilanen.

Pienistäkin saavutuksista pitää osata iloita. Ne ruokkivat onnistumista ja vievät eteenpäin.

Katri Keihäs oppi jo vuosia sitten johtamisuransa alussa, että asioita ei kannata lähteä ajamaan liian innokkaasti. Nyt hän tietää, että iso muutos ei juurru arkeen nopeasti. Maltin lisäksi tarvitaan turvallinen ympäristö, jossa ihmiset uskaltavat olla eri mieltä.

”Olin aluksi pettynyt, kun kaikki eivät lähteneet mukaan. Varsinkin yksi henkilö oli vastaan. Hän tarvitsi puheille konkretiaa ja vakuuttelua. Nyt hän on se, joka rummuttaa eniten muutoksen puolesta.”

Koska suuret muutokset eivät tapahdu hetkessä, pitää osata asettaa osatavoitteita.

”Pienistäkin saavutuksista pitää osata iloita. Ne ruokkivat onnistumista ja vievät eteenpäin.”

Eettistä kuormitusta

Seija Moilanen muistuttaa, että myös työpaikan muutostilanteissa pitää noudattaa työturvallisuuslakia. Työtä, työhyvinvointia ja työturvallisuutta ei hänen mukaansa voi irrottaa toisistaan, vaan ne kuuluvat kiinteästi yhteen.

Laki muun muassa edellyttää, että johtajien ja esihenkilöiden tehtävät määritellään riittävän tarkasti. Työnantajan on huolehdittava siitä, että esihenkilö on perehdytetty tehtäviinsä riittävästi ja hänellä on asianmukaiset edellytykset tehtäviensä hoitamiseen.

”Esihenkilöiden toimintaedellytyksille pitää luoda selkeät rajat ja rakenteet. Ei ole kuitenkaan harvinaista, että näin ei tapahdu.”

Toimintaedellytysten puutteellisuus harmittaa Moilasta, sillä vajaus niissä kasvattaa esihenkilöiden eettistä kuormitusta.

”Kuormitus syntyy siitä, että esihenkilö tietää, mikä olisi kestävä toimintatapa, mutta hän ei voi toimia niin.”

Kaikkea ei tarvitse osata itse

Työpaikan muutostilanteissa voi hyödyntää työterveyshuollon asiantuntemusta. Työterveyshuolto voi tehdä muutosten takia esimerkiksi työpaikkaselvityksen työhön liittyvien riskien kartoittamiseksi. Myös muutosneuvotteluihin liittyvään tiedotustilaisuuteen on hyvä ottaa työterveyshuollon edustaja paikalle.

”Työterveyshuolto voi toimia tukena myös jo ennen tiedotustilaisuutta”, Seija Moilanen huomauttaa.

Jotta esihenkilöt eivät jäisi muutostilanteissa puristukseen johdon ja henkilöstön väliin, työpaikalla kannattaa hyödyntää edustuksellisia yhteistoiminnan muotoja. Tämä tarkoittaa yhteistyötä paitsi työterveyshuollon ja luottamusmiesten myös työsuojelun kanssa.

”Esihenkilöt ja johtajat voisivat käydä keskusteluja työsuojeluvaltuutetun ja -päällikön kanssa”, Moilanen suosittelee.

Katri Keihään mielestä Varsinais-Suomen hyvinvointialueella työ­suojelu on otettu hyvin mukaan muutoksen valmisteluun. Ison työpaikan etuihin myös kuuluu, että sen sisältä löytyy laajasti erilaista osaamista. Esihenkilöiden apuna on henkilöstö­hallinnon asiantuntemus, ja uudet esihenkilöt voivat saada myös työnohjausta.

”Eniten uudet esihenkilöt ovat kuitenkin kehuneet mentoreita. Mentorit tulevat omasta organisaatiosta, ja heillä on pitkä työkokemus. Koska he elävät tätä samaa hyvinvointialueen arkea, heillä on yhteinen ymmärrys muutoksen johtamisesta.”

Esihenkilön ei tarvitse olla kaikkitietävä. Mutta hänen kuuluu kuunnella työntekijöitä tarkalla korvalla.

Työntekijöiden tyypillinen kritiikki on, että esihenkilöt eivät tunne johtamaansa työtä. Keihäs katsoo, että esihenkilön ei tarvitse olla työn vahvin osaaja, mutta tämän kuuluu tietää, millaista työtä hän johtaa.

”Esihenkilön ei tarvitse olla kaikkitietävä. Mutta hänen kuuluu kuunnella työntekijöitä tarkalla korvalla. Mitkä asiat työntekijöitä puhuttavat, mikä on nykytilanne ja mitkä ovat haasteet?”

Seija Moilanen muistuttaa, että työpaikoilla kannattaa puhua työstä ja työhön liittyvistä asioista yhdessä. Tällöin saadaan esiin erilaisia havaintoja laajalla rintamalla.

”Jos työpaikka on psykologisesti turvallinen, ihmiset uskaltavat haastaa toisiaan pohtimaan. Jos taas ihmiset eivät koe oloaan turvalliseksi, parhaat ratkaisut saattavat jäävät sanomatta.”