Seurantakortin tarpeeseen vaikuttaa se, onko kyse N- vai PKV-lääkkeestä, terveydenhuollon vai sosiaalihuollon yksiköstä sekä se, miten lääkkeet on yksikköön toimitettu ja miten ja missä niitä säilytetään.
Kun kyse on N-lääkkeistä terveydenhuollon yksikössä, seurantakortin käyttö on huumelainsäädännön mukaan pakollista. Kortin käyttö on pakollista myös sosiaalihuollon yksiköissä, joissa on yhteinen lääkevarasto.
Kulutusseurannan dokumentit säilytetään erillään muista lääkkeistä lukitussa kaapissa tai lokerossa. Sinne on pääsy vain niillä, joilla on oikeus käsitellä yksikön huumausainelääkkeitä. Lääkkeet seurantakortteineen toimittaa yksikköön apteekki.
Turvallinen lääkehoito-opas ohjeistaa, että seurantakorttiin kirjataan vähintään asiakkaan/potilaan nimi, otettu annos ja mahdollinen mittatappio, lääkkeen määrääjän nimi sekä lääkkeen antajan nimikirjoitus ja antoajankohta. Suositeltavaa on kirjata myös lääkkeen jakanut henkilö.
Lääkkeen antaja (ja jakaja) tekevät allekirjoitukset niin, että lääkettä käsitelleet ovat tunnistettavissa. Kun lääke loppuu, seurantakorttiin merkitään mahdolliset mittatappiot, minkä jälkeen lääkehoidosta vastaava lääkäri tai hänen valtuuttamansa lääkäri allekirjoittaa kortin.
Kortti palautetaan lääkkeen toimittaneeseen apteekkiin tai lääkekeskukseen. Kulutusmerkinnät pitää tehdä seurantakorttiin, ei lääkepakkaukseen.
Sosiaalihuollon ympärivuorokautisessa palveluasumisessa (tehostettu palveluasuminen) ja yhteisöllisessä asumisessa (esimerkiksi kehitysvammaisten palveluasuminen ja lastensuojelun yksiköt) lääkärin asukkaille määräämät lääkkeet haetaan yleensä avohuollon apteekista.
Lääkkeet ovat asukkaan omia, eikä niitä saa käyttää muille. N-lääkkeiden mukana ei ole seurantalomaketta, eikä huumausainelainsäädäntö edellytä kulutusseurantaa.
PKV-lääkkeet eivät lainsäädännön mukaan tarvitse seurantakorttia. Valvira ja aluehallintovirasto kuitenkin edellyttävät, että asiakkaan lääkehoidosta vastaavan yksikön pitää seurata omavalvontana sekä N- että PKV-lääkkeiden kulutusta. Seurannan tulee olla lääke- ja asiakaskohtainen.
Yksikkö voi seurata lääkkeiden asianmukaista kulutusta osana asiakas- ja potilasasiakirjoja. Tällöin voidaan seurata myös sitä, ettei lääkkeitä käytetä väärin.
Myös Fimea suosittelee PKV-lääkkeiden seurantaa, jos niitä on yksikön lääkekaapissa. Ilman seurantaa väärinkäytön riski on suuri. Asiakkaan omat PKV-lääkkeet eivät vaadi seurantaa.